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[PARTICIPER_#FFFFFF_#F04C00_#FF5200_200_Je veux bien participer à un talk sur ce sujet !] Une journaliste d'Atlantico m'a demandé de répondre à quelques questions sur le thème de la gestion de nos emails, j'ai trouvé la réflexion intéressante et suffisamment universelle pour mériter qu'on s'y attarde. L'envie de réagir est aussi liée à cet article :  How to Deal With Your Inbox, According to Science  - et de manière générale à tous les articles "scientifiques" sur le sujet dont les conclusions frappées au coin du bon sens ressemblent à un diktat pour quiconque ne fonctionnerait pas comme "tout le monde" (soit plus de la moitié des populations testées) - ce qui est mon cas. Étant donné que mes réponses sont donc quelque peu à contre-courant, et pourront je l'espère se trouver salutaires pour quiconque ne se sentirait pas cadrer avec les préconisations scientifiques qu'on nous livre à tour de bras  (de façon quasi culpabilisante pour quiconque s'écarterait du moule confortable de la norme ainsi proclamée)  - je les livre ci-dessous comme autant de réactions aux questions posées : 
Et toc, voici mon feedback :
Ci-dessous, j'expose mes motivations auprès des organisateurs :


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Sujet proposé par Frédéric BASCUNANA
Format : Article
Traitement : Retour d'expérience
 

Je veux bien participer à un talk sur ce sujet !

Une journaliste d'Atlantico m'a demandé de répondre à quelques questions sur le thème de la gestion de nos emails, j'ai trouvé la réflexion intéressante et suffisamment universelle pour mériter qu'on s'y attarde.

L'envie de réagir est aussi liée à cet article : 

How to Deal With Your Inbox, According to Science - et de manière générale à tous les articles "scientifiques" sur le sujet dont les conclusions frappées au coin du bon sens ressemblent à un diktat pour quiconque ne fonctionnerait pas comme "tout le monde" (soit plus de la moitié des populations testées) - ce qui est mon cas.

Étant donné que mes réponses sont donc quelque peu à contre-courant, et pourront je l'espère se trouver salutaires pour quiconque ne se sentirait pas cadrer avec les préconisations scientifiques qu'on nous livre à tour de bras (de façon quasi culpabilisante pour quiconque s'écarterait du moule confortable de la norme ainsi proclamée) - je les livre ci-dessous comme autant de réactions aux questions posées : 

Expertises concernées :  efficience personnelle

Faut-il ou non regarder ses mails tout au long de la journée ?

La bonne réponse nous est apportée par la neurophysiologie et de ce fait, va dépendre de chacun de nous.

Le cerveau est divisé en deux hémisphères qui travaillent ensemble grâce au corps calleux : ce n'est plus un secret depuis longtemps, mais on oublie quand il s'agit de répondre à ce type de question qu'à vrai dire nous avons une préférence cérébrale - au même titre que nous avons une main, un oeil, un pied de préférence.

Quand on est plutôt cerveau droit, on est plutôt porté à avoir des raisonnement globaux (voire simultanés) ; quand on est cerveau gauche, on préfère les raisonnements séquencés (une chose après l'autre). 

Là est la vraie réponse à la question du traitement des emails : moi qui suis cerveau droit, j'ai besoin d'être littéralement sous perfusion de tous mes outils digitaux en même temps.

De manière à toujours connaître à chaque instant de la journée la masse d'information qui m'attend, et si possible la traiter au fil de l'eau. J'ai donc concrètement, de très nombreuses fenêtres ouvertes sur deux à trois écrans haute définition - et ne pourrais plus me concentrer aussi bien si l'on m'en privait.

Ma particularité, c'est que le temps de latence entre plusieurs types de tâches (lire des emails puis passer à autre chose) est négligeable. La plupart des études dites scientifiques sur le sujet disent le contraire (temps de latence moyen pour revenir du mail vers la tâche en cours = 64 secondes) : elles présentent un biais très grave à mon humble avis, à savoir présenter comme une vérité universelle le fruit d'une étude dans laquelle vous auriez peut-être fait partie de la minorité des gens dont le rapport à la chose étudiée est hors norme. Et de ce fait, introduire une incertitude culpabilisante.

Je développe quant à moi une intuition de mes urgences : instinctivement, et très instantanément, je les catégorise en priorités qui changent à chaque minute.

Ce qui serait anxiogène pour un cerveau gauche, se révèle être libérateur - et en tout cas répondre à un besoin compulsif dont la satisfaction contribue fortement à mon équilibre psychique - pour moi qui suis un cerveau droit. 

Un cerveau gauche aura plutôt intérêt à développer des stratégies dites de "focus", inspirées de la technique Pomodoro, parce qu'il sera plus agile en cloisonnant les phases de concentration d'une tâche à l'autre.

Il faut savoir qu'il y a plus de 80% de la population, selon diverses estimations scientifiques, qui réfléchissent et agissent de façon "séquentielle" (cerveau gauche), mettant ainsi en minorité les cerveaux droits.

Mais ce n'est pas une raison pour n'écrire qu'en pensant à cette écrasante majorité, car les cerveaux droits ont tendance à se sentir incompris et stupides, à tel point qu'une psychologue spécialiste des sciences cognitives, Béatrice Millêtre, leur a consacré un ouvrage : "Petit guide à l'usage des gens intelligents qui ne se trouvent pas très doués". Ainsi ai-je appris que, contrairement à la majeure partie de mon entourage, il me fallait assumer mon propre besoin d'avoir 3 écrans d'ordinateur en fonction au quotidien, et de me laisser (notamment, mais pas que) porter par le flux continu des emails entrants, car je fonctionne mieux ainsi : avec de très nombreuses fenêtres et tâches ouvertes en même temps. 

Depuis que je n'en doute plus, je m'épanouis dans mes actions quotidiennes et je suis performant. 

Le doute soulevé par toutes sortes d'articles bien-pensants sur la bonne façon de faire m'a porté infiniment plus de préjudice !

Mais je dois reconnaître qu'il m'est parfois nécessaire de me couper de la messagerie pour être mesure de me concentrer sur certaines tâches. J'utilise pour ce faire un excellent logiciel, Focus, qui m'aide à terminer ces tâches-là grâce à une immersion ininterrompue.


Faut-il ou non chercher à ouvrir absolument tous ses mails pour n'avoir jamais aucun mail non lu ?

Il faut savoir abandonner certains mails - en ce sens l'apport de Gmail est pertinent : en séparant / cloisonnant par onglets les mails en quelques grands ensembles il se révèle salutaire (exluant ainsi du flux central les promotions, les alertes des réseaux sociaux etc. : il les "connait" pour nous en très grande majorité et fait presque toujours le bon choix).

À l'échelle de nos messages professionnels, la fonction "marquer comme non lu" est aussi des plus pertinentes : c'est une manière de se re-positionner mentalement face à un mail dont on a survolé le contenu, de façon à la traiter plus en profondeur ultérieurement.

Connaître le contenu d'un message n'implique pas forcément de le "traiter".

Il est souvent conseillé de traiter immédiatement un email qu'on a ouvert : je pense que c'est une erreur. S'imposer cela est aussi potentiellement oppressant.

En ce sens, on peut tout à fait conserver beaucoup de messages "non lus" - tant qu'ils sont le fruit d'un choix conscient. Par contre les messages absolument "non lus" que je n'ai pas lus ni même accédés parce que je subis la pression du temps qui passe et d'une surcharge de travail : ceux-là oui, ont une portée anxiogène, parce que c'est l'inconnu qui sature notre pensée et crée une pesanteur sous-jacente impactant négativement notre capacité de concentration.

L'équilibre à trouver est donc relativement précaire : inutile de repréciser l'importance de communiquer avec ses pairs et collègues pour leur répéter régulièrement l'importance de mails courts et factuels pour tout ce qui a trait aux micros décisions à prendre.


Faut-il être bref ou non lors de la rédaction des mails ?

Il est nécessaire ici de briser un mythe : il n'y a pas de règle absolue du mail court et percutant. Je m'agace de ce réflexe de prêt-à-penser consistant à nous le répéter constamment.

L'email doit être bref pour tout ce qui touche à de la routine décisionnelle : là, les messages doivent être courts à l'extrême, sans fioritures.

Par contre il y a des situations où l'effort littéraire s'impose : certaines demandes exigent de la finesse, et la subtilité se paie par le recours au détail.

Ce n'est pas parce que nous avons tous des interlocuteurs paresseux que nous devons en douter.

Parfois, un mail précis et argumenté ne pouvant être bref, va contredire l'éloge généralisé du très court : tant pis, il y a des choses qui méritent d'être écrites avec des précautions que l'oral ne permet pas, et d'être écrites en prenant le temps de développer d'une façon qui peut contrevenir aux règles surmatelées de l'efficacité.

Je dirais même que prendre le temps de décrire certains projets, certaines situations, et d'endosser un mode plus littéraire, peut sé révéler rassurant pour le destinataire, qui n'aura pas à deviner les détails entre les lignes, et n'aura pas à décrypter un style sec et sans âme.

La seule chose dont on doit s'assurer autant que faire se peut, c'est que cette pensée écrite soit attendue par l'interlocuteur, qu'elle réponde à un besoin de clarification, voire un besoin de reconnaissance (je prends le temps de t'écrire avec luxe de détail car tu es important à mes yeux) et qu'elle ne soit pas ennuyeuse.

Un message peut être long, détaillé, prendre le temps, et n'être pas ennuyeux : il peut même se révéler agréable.

Mieux encore : un message ne répondant pas aux canons de beauté des apôtres de la brièveté peut parfaitement s'avérer... une excellente synthèse.

Non pas que cela soit complètement subjectif (après tout, une pensée complexe résumée en 3 pages c'est un mail "long", mais c'est un essai très court), mais dépendant du contexte.

À force de vanter les mérites du message peu disert, on développe une pensée rudimentaire et ce qu'expriment le plus souvent nos interlocuteurs exaspérés, c'est leur désengagement et leur paresse.

Que ces derniers ne fassent pas douter les plus motivés et les plus scrupuleux d'entre nous : peut-être sont-ils prolixes en proportion de leur enthousiasme. Il faut savoir encourager ce type d'engouement - la bienveillance est souvent plus à priser que le culte de la brièveté performante.


Faut-il avoir ou non plusieurs adresses mail (une pour le travail, une pour la vie personnelle, autres....) ?

Je pratique moi-même le cloisonnement à l'extrême.

J'ai plus de 12 "personnalités" au sens de mes "bureaux" d'ordinateur, pour ne pas mélanger les univers.

Quand je suis "blogueur", je travaille avec tous ses avatars ; quand je travaille pour ma société, c'en sont une série d'autres, et quand j'échange sur le plan personnel avec famille, amis et joueurs de squash, c'est encore un autre monde.

Étant éditeur de contenus en ligne, j'ai encore granularisé plus avant mes messageries en fonction de l'univers médiatique dans lequel je me trouve (je n'aime pas mélanger les tâches générées par HRchannel.com avec celles déclenchées par techtoc.tv).

Je peux affirmer que c'est un réflexe salvateur.

Pas simplement pour le cloisonnement des emails, mais en gardant bien à l'esprit que l'email est désormais le point d'entrée vers mes présences dans les médias sociaux (ils en récoltent les alertes) ; et j'ai aussi plusieurs sessions de navigateurs Chrome (une par email) : et dans chacune de ces sessions sont mémorisés une adresse email, un compte Twitter, le compte Facebook d'une des entités que je gère (pages médias) et cela me permet de ne pas m'y perdre.

Je suis très "multitâche" (cerveau droit) mais cela ne m'empêche pas de cloisonner en divers grands ensembles étanches pour éviter que ces univers digitaux ne deviennent toxiques à force de s'interpénétrer.

Les plus jeunes poussent cette pratique très loin : ils ont appris à développer de nombreux avatars grâce à l'univers vidéo-ludique. Et j'avoue m'inspirer d'eux, et de cette virtuose agilité transformiste - qui leur permet de s'essayer à plusieurs modes de pensées, de se construire un moi différent selon les environnements.

Car à chaque univers un ton, un style, des communautés et usages différents. Le mail est pour moi le point d'entrée vers ces univers pour m'y retrouver d'un clin d'oeil dans la masse des alertes générées par toutes les plateformes sociales.

J'irais donc jusqu'à affirmer que plusieurs emails sont salvateurs, ainsi que plusieurs outils de lecture des emails, pour s'assurer de bien les cloisonner (Outlook au bureau, Gmail à la maison etc.). Toute la dimension anxiogène d'une masse d'information tient à la mixité des genres : en économisant à notre cerveau cet effort de cloisonnement, nous lui permettons de commencer à travailler plus efficacement sur ce qui compte le plus : le contenu.


Moralité de cette réflexion en survol : 

Ne vous laissez pas impressionner par les vérités normatives révélées par toutes ces études qui partent bien sûr d'une bonne intention. Leur restitution emploie un raccourci gênant : elles présentent comme repères universels des sondages comportementaux et des solutions qui par définition devraient prendre la précaution de marteler qu'ils ne s'appliquent certes pas à tous les cas. Si vous êtes un cerveau droit, vous êtes condamné à vous sentir le plus généralement incompris par le reste de la population. Il faut résister à la tendance séquentielle si elle ne vous convient pas, et accepter votre propension aux approches simultanées. Lisez l'excellent ouvrage sus-cité de Béatrice Millêtre pour vous en convaincre.


Comme vous le savez j'ai accès à un studio webTV, alors si vous avez une expertise à partager sur ce sujet : 

APPROFONDISSONS LE SUJET EN TALKSHOW :
REJOIGNEZ LE TOURNAGE DU DÉBAT EN POSTULANT :-)


Professionnels et experts, vos insights sont les très bienvenus :

Venez prendre la parole sur ce sujet dont l'enregistrement aura bientôt lieu.

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Commentaire de Gilles Satgé : Sacré Frédéric, toujours aussi percutant, et ceci quelque soit le sujet. What a brain !Je vois néanmoins que tu n'évoques pas le sujet de l'apnée de l'email, cette façon inconsciente que l'on a d'arrêter de respirer le temps qu'un mail important s'ouvre ( http://www.huffingtonpost.com/linda-stone/email-apnea-screen-apnea-_b_1476554.html ) , peut être que ton hypertrophie du cerveau (droit) te l'épargne ? Commentaire de P ABRANTES : J'ai survolé certains passages de ton texte. Comme nous avons un fonctionnement assez proche je ne doute pas que mes réponses se recouperont avec les tiennes. Je vois que le livre t'a servi autant qu'à moi.Du coup, je vais rédiger mes réponses aux questions avant de lire l'intégralité des tiennes pour les confronter. Peut-être y trouverons nous des pratiques communes.Merci pour cette vision peu ordinaire, pour ne pas dire peu orthodoxe.