Les projets intranet en PME requièrent la même démarche que ceux pour les grandes entreprises :

• - analyse fonctionnelle des besoins - préconisations
• - déploiement
• - conduite du changement

Les spécificités des PME résident dans :

• - Les dirigeants savent souvent ce qu'ils veulent et recherchent un intranet répondant à une problématique précise,
• - Un cycle plus court fonctionnant par itération,
• - La capacité à faire des concessions fonctionnelles pour éviter de trop "tordre" la solution.

Les objectifs d'un intranet en PME-PMI sont principalement être un outil de :

1. - Communication
2. - Partage des connaissances
3. - Rationnalisation des processus (ex : gérer via un outil unique les congés).

Les aspects que vous devez surveiller pour mettre en place un intranet :

• - Bénéficier d'un sponsor.
• - Le projet doit être soutenu par la Direction.
• - Bien analyser les besoins en amont
• - Limiter les remises en cause en cours de projet
• - Définir un leader interne.

Ce point est assez compliqué car un intranet peut être transversal.

Or une personne du service Communication ne connait pas forcément les problématique du département RH.

Il ne faut malgré tout pas que l'intranet soit trop orienté et prenne bien en compte l'ensemble des besoins de l'entreprise.

• - Problème d'utilisation et d'animation.

Un intranet correspond à un changement d'habitudes qu'il faut accompagner. Ne pas négligez l'aspect conduite du changement.

Quelques points importants ont été soulevés :

• - les PME-PMI mettent peu de fonctionnalités collaboratives. En effet, on trouve peu de blogs, forums ou wikis. En revanche on trouve la folksonomie (qui permet à chaque collaborateur de mettre des mots clefs sur les documents), les tableaux de bord personnalisés voire les flux RSS.
• - L'obligation de mettre un moteur de recherche full text et avancée qui soit transveral. Un moteur doit pouvoir aller chercher différentes sources et intégrer les notions de restriction d'accès aux documents en fonction du profil.

Enfin, combien ça coûte un intranet ? Les intervenants considèrent qu'un intranet démarre à quelques milliers d'euros mais qu'en cas de complexification ou de personnalisation, les coûts augmentent et peuvent atteindre plusieurs dizaines de milliers d'euros. Un débat a eu lieu sur le ROI car pour certains intervenants ce ROI est compliqué à calculer, voire même dans certains cas inutile d'être calculé. Si vous avez des questions sur les intranets en PME ou si vous voulez faire part de votre expérience, n'hésitez pas...